Il a des dizaines de façons de gérer sa boite mail pour éviter de se sentir englouti, de faire le tri rapidement et de ne pas laisser passé LE mail qui mettrait à terre votre carrière si vous oubliez de le traiter.
Soit vous avez trouvé une organisation qui vous convient, soit vous vous sentez toujours autant débordé par le flux de mails constant, et vous décidez d’essayer différentes méthodes afin de trouver celles qui vous conviennent le mieux.
En voici une parmi tant d’autres : celle-ci est proposée par Emma Donaldson-Feilder, psychologue du travail.
ÉTAPE 1 – Supprimez : environ la moitié de vos courriels peuvent aller directement dans la corbeille.
ÉTAPE 2 – Agissez : s’il s’agit d’une urgence ou d’une action rapide, occupez-vous en maintenant pour en être débarrassé.
ÉTAPE 3 – Déléguez : est-ce que quelqu’un d’autre ne pourrait pas mieux gérer cette tâche ? Confiez-la directement à quelqu’un d’autre.
ÉTAPE 4 – Reportez : si vous savez qu’il va vous falloir plus de temps, dégagez-vous des créneaux et laissez vos courriels de côté pendant ce temps-là.
Voici une méthode que vous pouvez tester dès maintenant et voir si elle vous convient. Vous pouvez aussi faire un mix de plusieurs méthodes.
Par exemple pour celle-ci, j’ajouterais la possibilité de ne pas traiter ses mails en continu mais de les traiter une fois, deux fois ou trois fois par jour, en fonction de ce qu’il est possible de faire bien-sûr.
Vous pouvez aussi définir avec vos collaborateurs le critère « URGENT » et que chacun le mentionne seulement quand nécessaire.
Sachez qu’il est aussi possible d’orienter directement vos emails vers différents dossiers du type : « mails clients », « mails envoyés par un collaborateur », « mails où je suis en copie » etc…
Le reste du temps, pensez à désactiver les notifications, source de stress et de déconcentration !